KAIZEN, 5S LÀ GÌ? VĂN HÓA QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP ĐÁNG HỌC HỎI TỪ NHẬT BẢN

Các doanh nghiệp của Nhật thành công trên nhiều lĩnh vực vì đa số họ đều sử dụng triết lý Kaizen và nguyên tắc 5S trong lao động. Vậy 5S là gì, Kaizen là gì và làm thế nào mà các phương pháp này có thể đưa các doanh nghiệp Nhật phát triển mạnh đến thế,… đây có lẽ là những câu hỏi được nhiều người quan tâm, chúng tá hãy cùng tìm hiểu qua.

Kaizen là gì?

Kaizen là một triết lý được áp dụng nhằm thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục trong đời sống cá nhân, đời sống gia đình, đời sống xã hội và cả môi trường làm việc. Từ Kaizen trong tiếng Nhật có nghĩa là cải tiến. Không những thế Kaizen còn có hàm ý sự tích lũy biến nhỏ thành to, tập trung vào kiếm tìm, xác định và giải quyết vấn đề để đảm bảo khắc phục tận gốc. Triết lý Kaizen tin rằng sức sáng tạo của con người là không giới hạn.

Kaizen là gì?

Khi vận dụng Kaizen trong môi trường làm việc có nghĩa là sự cải tiến liên tục liên quan đến mọi người – từ ban lãnh đạo đến mọi nhân viên. Mọi thành viên trong đơn vị đều được khuyến khích đưa ra những cải tiến trong công việc dù là nhỏ nhất để tăng hiệu quả công việc và giảm chi phí hoạt động. Để Kaizen hoạt động hiệu quả nó đòi hỏi phải có sự cam kết và quyết tâm liên tục của mọi thành viên trong tổ chức.

Tóm lại Kaizen là sự cải tiến liên tục dựa trên những nguyên tắc, định hướng và chương trình nhất định, phổ biến nhất với thể nhắc đến:

  • 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke): là cách được áp dụng để xây dựng 1 môi trường làm việc gọn gàng, khoa học và sạch sẽ.
     
  • JIT (Just in time): là phương pháp hình thành thói quen đúng thời hạn trong kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất nhằm hạn chế lãng phí trong sản xuất mà Toyota doanh nghiệp tiên phong áp dụng.
     
  • PDCA (Plan, Doing, Check, Act): là cách xây dựng trật tự công việc tối ưu hiệu quả.
     
  • QCC: là một đội ngũ những người tình nguyện thực hiện công việc đào tạo và kiểm soát chất lượng Kaizen tại nơi làm việc.

>>> Tham khảo ngay: Hệ thống chứng nhận quản lý chất lượng 9001

5S là gì?

 

5S cũng bắt nguồn từ các khái niệm của Nhật Bản, nhưng được sử dụng để giúp cải thiện không gian làm việc. Cái tên 5S ra đời bằng các từ ngữ được sử dụng để nhắc nhở mọi người về một cách làm việc có tổ chức hơn: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng.

 

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.

 

Khi thực hiện 5S, nhiều công ty nhận thấy rằng ban đầu có sự phản đối từ các nhân viên, nhưng sau khi từng khu vực được tổ chức, dọn dẹp và tối ưu hóa theo cách của nó, nhân viên khá hài lòng. Một chiến lược 5S được xử lý đúng cách sẽ không chỉ loại bỏ thời gian lãng phí mà còn giúp cải thiện công việc hàng ngày của mỗi nhân viên.

5s là gì

5s là gì

Tập trung vào các quy trình

 

Hầu hết các cơ sở tiến hành một loạt các nhiệm vụ hoặc quy trình cụ thể một cách thường xuyên. Đây có thể là bất cứ thứ gì, từ xây nhà đến sản xuất máy hút bụi. Quy trình tổng thể được chia nhỏ thành các quy trình nhỏ hơn. Ví dụ, khi xây nhà, một quy trình nhỏ có thể là đổ nền bê tông.

Tất nhiên, có nhiều cách mà đội xây dựng có thể đổ nền bê tông, nhưng chúng không mang lại hiệu quả giống nhau. Ví dụ, đào khu vực làm móng bằng xẻng gần như không hiệu quả bằng việc sử dụng máy ủi hoặc máy móc hạng nặng khác.

Mục tiêu của bất kỳ công ty nào cũng là xác định cách lý tưởng nhất để hoàn thành công việc với càng ít lãng phí càng tốt. Đây là nơi Kaizen có thể ứng dụng cực kỳ hữu ích. Kaizen giúp mọi người trong công ty học cách làm mọi thứ một cách tốt nhất, sau đó chuẩn hóa quy trình để mọi người đều tận dụng được lợi thế của quá trình cải tiến.

Mặt khác, 5S sẽ không được sử dụng để xác định cách thức hoạt động của một quá trình hoặc làm sao để quy trình được cải thiện hơn.

Tập trung vào Tổ chức

 

Nếu bạn không có chiến lược cụ thể để khiến cơ sở được tổ chức hợp lý, nó có thể nhanh chóng trở thành một mớ hỗn độn. 

Quay trở lại ví dụ về việc xây dựng ngôi nhà, bạn có thể nhìn vào một không gian làm việc và thấy rằng mọi thứ không được sắp xếp theo đúng cách. Nếu một đội cần đổ nền bê tông, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng tất cả các vật tư bê tông được đặt càng gần khu vực làm việc càng tốt. Điều này sẽ cho phép mọi người lấy và sử dụng mà không mất thời gian đi bộ đến nhà kho hoặc khu vực khác.

Ngoài ra, việc giữ cho các dụng cụ dùng để đánh kem nền luôn sạch sẽ là điều rất quan trọng. Nếu bạn không làm sạch chúng trực tiếp sau khi sử dụng, bê tông có thể đông cứng lại, gây khó khăn (hoặc thậm chí là không thể) làm cho chúng hữu dụng trở lại.

Tất cả những điều này đều được đề cập trong phương pháp 5S, nhưng không nằm trong hệ thống Kaizen. Bất cứ lúc nào bạn đang tìm cách sắp xếp mọi thứ hợp lý, sạch sẽ  và duy trì sự tiến bộ này, bạn đang sử dụng hệ thống 5S.

>>> Tham khảo: Vai trò của lãnh đạo và quản lý

Cả hai đều tập trung vào việc cải thiện hiệu quả

 

Những giải thích đơn giản của mỗi khái niệm này cho thấy rằng cả hai đều chủ yếu được sử dụng để giúp nâng cao hiệu quả trong một cơ sở. Kaizen hoàn thành điều này bằng cách xác định các quy trình khác nhau diễn ra và thực hiện các cải tiến. 5S hoạt động bằng cách tìm kiếm đống lộn xộn và loại bỏ chúng.

 

Mặc dù một công ty dường như phải lựa chọn một trong hai phương pháp này, nhưng chúng thực sự có thể hoạt động rất hiệu quả với nhau. Khi một công ty thực hiện đúng cả hai tiêu chuẩn này, họ có thể giải quyết tình trạng kém hiệu quả từ hai mục đích khác nhau nhưng bổ sung cho nhau.

 

Mục tiêu của cả hai hệ thống này là giúp loại bỏ lãng phí thời gian, năng lượng, thiết bị, hàng tồn kho và những thứ khác để cơ sở có thể hoạt động hiệu quả nhất có thể. Loại bỏ lãng phí không chỉ giúp cải thiện lợi nhuận mà còn có thể làm cho nơi làm việc an toàn hơn.

Lựa chọn & Triển khai

 

Hãy dành một chút thời gian để đánh giá phương pháp 5S và Kaizen nếu ứng dụng trong cơ sở của bạn. Cho dù bạn chọn triển khai chỉ một hay cả hai cùng một lúc, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng việc triển khai được thực hiện chính xác. Mặc dù các phương pháp này đã được chứng minh hiệu quả khi được thực hiện đúng cách, nhưng chúng thực sự có thể gây hại đến năng suất nếu nhóm quản lý không xử lý đúng cách.

Nếu cơ sở của bạn không muốn đầu tư thời gian và công sức cần thiết để sử dụng các quy trình này, thì tốt hơn hết là bạn nên đợi đến thời điểm có thể. Với sự hiểu biết về sự khác biệt giữa 5S và Kaizen, cũng như cách chúng có thể được sử dụng cùng nhau, cơ sở của bạn có cơ hội đạt được nhiều tiến bộ tích cực hướng tới một tương lai hiệu quả hơn.

Phân biệt Kaizen và 5S

Kaizen là một triết lý, một chiến lược cụ thể xuyên suốt quá trình hoạt động của một đơn vị bằng phương pháp liên tục cải tiến và sáng tạo nhằm đạt được mục tiêu giảm chi phí sản xuất cho doanh nghiệp, tăng lợi nhuận đồng thời khiến cho quá trình làm việc của mỗi cá nhân trở lên đơn giản hơn, tiện ích và hiệu quả hơn.

Còn 5S là một cách thức, công cụ trong các công cụ thuộc Kaizen. 5S chú trọng vào một mảng nhất định đó là hướng tới sự gọn gang luôn tiện lợi nhất cho nơi làm việc. Qua đó góp phần nâng cao năng suất cho tổ chức bằng cách thức tạo thêm nhiều diện tích lưu trữ, giảm thời gian kiếm tìm tài liệu…

Nhìn chung, Kaizen là một triết lý bao gồm rất nhiều phương pháp, trong đó có phương pháp 5S, chúng đều có cùng một mục tiêu hướng tới là liên tục cải tiến nhằm nâng cao năng suất, nâng cao chất lượng của mỗi công việc, mỗi cá nhân.

Như vậy chúng ta đã hiểu rõ Kaizen là gì, 5S là gì và chúng vận dụng vào môi trường làm việc như thế nào. Và đặc trưng chúng ta có thể ứng dụng chúng vào hoạt động hằng ngày để tăng chất lượng cuộc sống cũng như hiệu quả công việc. Hy vọng bài viết của Opacontrol.vn đã mang đến cho bạn các thông tin hữu ích.

 

CÔNG TY TNHH CHỨNG NHẬN VÀ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG OPACONTROL

Website: https://opacontrol.vn/

Email: opa@opacontrol.vn

Facebook: https://www.facebook.com/opacontrol

SĐT: 024.22061628 - 19000206