ỨNG DỤNG PHÂN TÍCH SWOT TRONG ISO 9001:2015

1. Khái niệm

Khi chia nhỏ ra SWOT chỉ đơn giản là phân tích về:

  • Điểm mạnh - Những lợi thế bạn có trong cuộc cạnh tranh liên quan đến dự án này.
  • Điểm yếu - Những nhược điểm nội bộ của bạn so với đối thủ cạnh tranh.
  • Cơ hội - Xu hướng bên ngoài hiện tại đang chờ để tận dụng.
  • Các mối đe dọa - Các phong trào bên ngoài có thể gây ra vấn đề và có tác động tiêu cực đến doanh nghiệp của bạn.

Đôi khi SWOT được gọi là SLOT, trong đó điểm yếu được gọi tên là trách nhiệm pháp lý. Bằng cách điểm qua từng điểm này, có thể xác định bất kỳ nhược điểm hoặc lợi thế bên trong nào có thể mang lại lợi ích hoặc cản trở kết quả của một dự án theo kế hoạch. Ngoài việc đánh giá trạng thái bên trong, phương pháp này cũng có thể xác định các yếu tố bên ngoài cũng có thể tạo ra sự khác biệt cho sự thành công hay thất bại của một dự án.

Phân tích swot

Phân tích swot

2. Phân tích SWOT trong ISO 9001:2015

Sau khi hiểu được môi trường kinh doanh mà tổ chức đang hoạt động và các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường này, tổ chức phải tự đánh giá. Phân tích SWOT (hoặc mô hình SWOT) ban đầu được phát triển như một công cụ lập kế hoạch của công ty. Phân tích sử dụng dữ liệu so sánh cho phép tổ chức tự đánh giá và giúp phát triển và định hình chiến lược trong trường hợp của chúng tôi, QMS. SWOT đánh giá môi trường kinh doanh nội bộ của một tổ chức thông qua bốn trục: Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Mối đe dọa. Hầu hết chúng ta đều biết hoặc sử dụng SWOT như một phần của chiến lược tiếp thị của mình. Nhưng trên thực tế, kết luận của phân tích này có thể hỗ trợ các tổ chức trong việc xác định các yếu tố chất lượng có liên quan ảnh hưởng đến.

>> Bạn có biết: Phân tích PEST trong ISO 9001

Nguyên tắc phân tích SWOT rất dễ hiểu:

  • Điều gì là tốt trong hiện tại và trong quá khứ là một sức mạnh
  • Điều gì là xấu trong hiện tại và trong quá khứ là một điểm yếu
  • Điều tốt đẹp trong tương lai là một cơ hội
  • Điều gì là xấu trong tương lai là một mối đe dọa

Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa là trục của phân tích. Mỗi trục này sẽ được phân tích theo chỉ số tiếp theo:

  • Sản phẩm (chúng ta đang nhận ra điều gì?)
  • Quy trình (làm thế nào để chúng tôi nhận ra sản phẩm?)
  • Khách hàng (chúng tôi giao hàng cho ai?)
  • Quản trị (và làm thế nào để chúng tôi quản lý các hoạt động này?)

Điểm mạnh

Điểm mạnh là các thuộc tính và nguồn lực nội bộ hỗ trợ việc thực hiện sản phẩm và thiết lập, thực hiện, bảo trì và cải tiến QMS. Nói cách khác, những lợi thế mà tổ chức phải nhận ra của sản phẩm hoặc dịch vụ. 

  • Những lý do mà thay mặt họ, chúng tôi đạt được mục tiêu (quy trình, quản trị) là gì?
  • Những nguồn lực nào trong tổ chức là lợi thế của chúng tôi và hỗ trợ realiza-tion của sản phẩm (sản phẩm, quy trình)?
  • Những kiến thức nào trong tổ chức của chúng tôi là lợi thế của chúng tôi (sản phẩm, quy trình)?
  • Những quy trình nào chúng ta thực hiện tốt hơn những quy trình khác (quy trình)?
  • Những kỳ vọng và yêu cầu nào của khách hàng mà chúng tôi đáp ứng tốt nhất (khách hàng)?
  • Lý do khách hàng của chúng tôi hài lòng (khách hàng) là gì?

Điểm yếu

Điểm yếu là các thuộc tính bên trong có thể làm gián đoạn việc thực hiện sản phẩm và có thể tạo ra sự không phù hợp trong QMS. Khi phân tích các điểm yếu, rất nên xem xét nó từ quan điểm bên ngoài (cũng như bên trong). Với quan điểm bên ngoài, của các bên khác có nhận thấy một điểm yếu mà bạn không biết không? Một quan điểm bên ngoài khác là xem điểm mạnh của đối thủ cạnh tranh là điểm yếu của bạn. Các câu hỏi thích hợp trong trường hợp này sẽ là

  • Những lý do chúng ta không đạt được mục tiêu (quy trình, quản trị) là gì?
  • Những nguồn lực nào trong tổ chức của chúng tôi chúng tôi cần cải thiện hoặc bổ sung (quy trình, quản trị)?
  • Chúng ta thiếu kiến thức gì để đạt được mục tiêu (quy trình, sản phẩm)?
  • Những quy trình nào chúng ta cần cải thiện (quy trình)?
  • Những kỳ vọng nào của khách hàng mà chúng tôi không hiểu hoặc trả lời (sản phẩm, khách hàng)?
  • Lý do khách hàng của chúng tôi không hài lòng (sản phẩm, khách hàng) là gì?

Cơ hội

Cơ hội là yếu tố mà tổ chức có thể rút ra lợi thế trong tương lai. Đây là những cơ hội để cải thiện mà ISO 9001 rất thích. Rất nhiều điều được viết về chủ đề này trong tiêu chuẩn này - nhiều mệnh đề của tiêu chuẩn đề cập trực tiếp đến sự may mắn cơ hội. Trên thực tế, tiêu chuẩn đòi hỏi phải đánh giá các vấn đề bên ngoài cũng như nội bộ có thể đóng vai trò là cơ hội có thể đảm bảo rằng QMS có thể đạt được các mục tiêu của mình.

  • Những tính năng sản phẩm, kỳ vọng của khách hàng hoặc xu hướng nào chúng ta có thể phát triển hoặc cải thiện (sản phẩm, khách hàng)?
  • Những quy trình nào chúng ta có thể làm tốt hơn (sản phẩm, khách hàng, quản trị viên)?
  • Những đầu ra của phân tích PEST chúng ta có thể xem là cơ hội để cải thiện cơ hội (sản phẩm, quy trình, khách hàng, quản trị)?

Mối đe dọa

Các mối đe dọa có thể được coi là rủi ro mà tổ chức phải đối mặt trong khi quản lý QMS và nhận ra các sản phẩm hoặc dịch vụ. Các mối đe dọa là những rủi ro có thể gây ra sự không phù hợp trong QMS hoặc trong các quy trình thực hiện, mà tổ chức phải giải quyết và loại bỏ. Trên thực tế, tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức giải quyết các rủi ro có thể ảnh hưởng đến khả năng cung cấp sản phẩm của tổ chức theo mong đợi của các bên quan tâm. Trong khi tiến hành phân tích SWOT, bạn cần đánh giá các yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng này. Các câu hỏi thích hợp trong trường hợp này sẽ là: 

  • Những vấn đề quy định hoặc thông số kỹ thuật tiêu chuẩn nào có thể ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hoặc sản phẩm (quy trình, sản phẩm)?
  • Những vấn đề công nghệ nào có thể ảnh hưởng đến sản phẩm, việc thực hiện hoặc phân phối (quy trình, sản phẩm) của nó?
  • Những vấn đề kinh tế nào có thể ảnh hưởng đến sản phẩm, việc thực hiện hoặc phân phối (quy trình, sản phẩm) của nó?
  • Những quy trình, đặc điểm sản phẩm và/hoặc yếu tố hài lòng của khách hàng có thể bị ảnh hưởng bởi những thay đổi hoặc sự kiện sắp tới (quy trình, sản phẩm và khách hàng)?

 

CÔNG TY TNHH CHỨNG NHẬN VÀ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG OPACONTROL

Website: https://opacontrol.vn/

Email: opa@opacontrol.vn

Facebook:https://www.facebook.com/opacontrol

SĐT: 024.22061628 - 19000206